Goede omgang met persoonsgegevens blijft komend jaar een belangrijk thema. Mensen zijn zich meer dan ooit bewust geworden dat hun gegevens op vele plaatsen zijn opgeslagen en dat zij recht hebben op duidelijkheid daarover. Ook sportorganisaties hebben daarmee te maken. Via de nieuwsbrief van AVG verenigingen ontvangen wij updates en aanvullende informatie over de toepassing van de wetgeving. Interessante artikelen voor de sportclubs zullen we hier delen. 

Foto’s van oud- en nieuwjaarsbijeen-komsten: mag dat?
Veel organisaties hebben binnenkort weer bijeenkomsten die het jaar uitluiden of het nieuwe jaar inluiden. Vaak werden van die bijeenkomsten foto’s gemaakt en bijvoorbeeld op de website gepubliceerd. Kan dat nog steeds? Regel is, dat er toestemming moet zijn om te publiceren als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is. Bij drukke bijeenkomsten is dat praktisch buitengewoon lastig. In de voorwaarden voor deelname aan het evenement kun je een toestemmingsbepaling opnemen. Daarin staat dat deelnemers akkoord gaan met het maken én gebruiken van fotomateriaal voor website, magazines, social media en dergelijke. Let wel: aan deelnemers moeten die algemene voorwaarden bij inschrijving bekend zijn gemaakt. Als iemand bezwaar maakt en niet wil dat hij of zij in beeld komt, moet je met dat bezwaar rekening houden. Bij fotograferen of filmen van personen jonger dan 16 jaar is altijd expliciete toestemming nodig van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Toestemming van de jeugdige zelf is niet voldoende.

 

AVG gaat ook over papier en kasten
Vaak wordt gedacht dat de privacywet AVG gaat over het bijhouden van elektronische bestanden, het volgen van bezoekers van websites of het gevaar van hacken van computerbestanden. De wet gaat over de bescherming van persoonsgegevens in het algemeen. Dus ongeacht de manier waarop ze zijn opgeslagen. Ook papieren documenten met persoonsgegevens moeten achter slot en grendel worden bewaard en je moet duidelijk vastleggen wie de documenten beheert en mag inzien. Bij ‘slot en grendel’ hoort ook een sluitend sleutelbeheer. Dat wil zeggen dat er een overzicht is wie toegang heeft tot de gegevens. Alle betrokkenen moeten een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

Banner Zoeken website 2